“Aprenda de los errores de otros, usted nunca vivirá lo suficiente para cometerlos todos por sí mismo…”

Liderando Proyectos, Daniel Piorun. Ed. Macchi

Si tuviera que establecer niveles de importancia en los temas que intervienen en un proyecto, creo que las lecciones aprendidas no quedarían ubicadas entre las primeras cosas a atender, es más, estimo que quedarían entre las últimas en una escala de importancia dentro de la administración de proyectos.

Sin embargo, estoy sumamente convencido de que no son lo suficientemente reconocidas.

Yo creo que tener presente las lecciones aprendidas de los proyectos (y etapas) anteriores, es muy importante.

¿De qué hablamos cuando hablamos de lecciones aprendidas?

Según el PMI, las lecciones aprendidas son parte del grupo de procesos de Cierre. Finalizado el proyecto o la fase, se escriben, se analizan y se almacenan como activos de la organización a la espera de un futuro proyecto o una próxima fase que las saque de su siesta.

Si el proyecto se lleva adelante bajo un modelo iterativo, entonces al cierre de cada fase se puede hacer un proceso de lecciones aprendidas. Algunos autores sugieren hacer la evaluación de las lecciones aprendidas en cada etapa para tener bien presente lo que pasó y lo que se decidió; A veces sucede que el proyecto es largo y quizás se pierde, o se diluyen los efectos de, la lección aprendida si se espera hasta el final para registrarla.

A mi entender, las Lecciones aprendidas son dinámicas y están presentes a lo largo de tooodo el proyecto, ¿Por qué? Porque entiendo que hay lecciones que se pueden aplicar en la siguiente etapa, no es necesario esperar al próximo proyecto. Claro que, hay lecciones que solo podrán ser puestas a prueba en un siguiente proyecto, pero no siempre es así.

Entre las lecciones aprendidas de un proyecto hay que considerar:

  •  Los errores cometidos durante la fase / Proyecto.
  •  Los riesgos a los que el proyecto se vio expuesto y en todo caso las decisiones que se tomaron.
  •  Las decisiones que mejor funcionaron en general.
  •  Los procesos y técnicas que más eficiencia y efectividad aportaron.

¿Hay que registrar las lecciones aprendidas?

Si, el tema es cómo y dónde.  Se deberían almacenar en un repositorio de datos que permita, entre otras cosas, etiquetar las lecciones, que permita la búsqueda por diferentes criterios, que permita recuperarlas en cualquier momento y por cualquier persona.

Si se almacenan en un documento escrito dentro de una carpeta perteneciente a cada proyecto, no es posible indexar lo aprendido, y por lo tanto nadie lo va a revisar a futuro. el repositorio debiera ser un espacio común a todos los proyectos. Una base de conocimientos (KB – Knowledgement Base) colaborativa, como podría ser una Wiki, o simplemente una Base de conocimientos.

Ahora bien…

¿Y si las compartimos entre los PM’s y no las documentamos?

Bueno…no digo que no sirva, pero el conocimiento que no se sistematiza se pierde con el tiempo y claramente no se podrá recuperar para las personas que se incorporen al área a futuro. Queda librado a las personas, y aquello que queda librado a las personas, más tarde que temprano, se pierde.

¿Entonces?

Hay que documentarlas, apenas se pueda sin esperar al final del proyecto, en una base de conocimientos accesible a todas las personas interesadas.

Quizás podría ser una actividad propia de la PMO…

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