6 tips para administrar el tiempo para Project Managers*

time*SIX TIME MANAGEMENT TIPS FOR PROJECT MANAGERS, el texto original le pertenece a Duncan Haughey, el que sigue a continuación es el artículo traducido por mí.

6 tips para administrar el tiempo para Project Managers
Para ser un Project manager (PM) exitoso debes ser capaz de administrar bien tu tiempo. Los mejores PM’s aseguran que son productivos la mayor parte de su tiempo y evitan las pérdidas de tiempo a toda costa.

Estos son algunos consejos que pueden ayudarte a administrar tú tiempo de manera más eficaz.

Consejo # 1: Crear el Plan

¿Qué tiene esto que ver esto con la gestión del tiempo te escucho preguntar? Bueno, si todo el mundo sabe lo que está haciendo y tienen un plan con hitos donde enfocar, como PM pasarás mucho menos tiempo haciendo frente a los problemas provocados por la falta de claridad.

Consejo # 2: Recuerde la regla 80/20

La regla 80/20 (o el Principio de Pareto) es la idea de que al realizar el 20% del trabajo se puede producir el 80% del beneficio de hacer todo el trabajo.

El valor de esto para un jefe de proyecto es que le recuerda que debe centrarse en el 20 por ciento de las actividades que importan. De las actividades que realiza durante su proyecto, sólo el 20 por ciento son importantes. Ese 20 por ciento produce el 80 por ciento de sus resultados. Identificar y centrarse en aquellas actividades.

Consejo # 3: No sólo actualizar los estados

Es mejor evitar las reuniones del equipo donde vaya por la sala preguntando a cada persona para dar un reporte del status. Estas reuniones tienen poco valor y hacen perder el tiempo. En su lugar, utilizar ese tiempo para focalizarse en los riesgos, problemas y oportunidades. Utilizar al equipo para generar soluciones y crear ideas.

Las reuniones deben tener una agenda definida y el equipo debe ajustarse a ella. Si se programa una duración de una hora para la reunión, asegúrese de que dure una hora y no más.

Tratar los problemas más significativos por fuera de la reunión, si estos son propensos a desviar el sentido y duración de la misma. No haga que todos atraviesen largas discusiones técnicas que no los involucran. Arme un grupo de trabajo para enfocarse en dichas cuestiones e informar al equipo en una reunión futura.

Consejo # 4: Deje de hacer Micro-Management

Hay que evitar ahondar en los detalles del trabajo. Con proyectos de desarrollo de software, no es necesario que el director del proyecto se involucre a nivel de código, deje esto a los desarrolladores. Usted ha elegido el equipo adecuado para el trabajo. Que se las arreglen con lo que mejor saben, mientras concéntrate en llevar al proyecto a una conclusión exitosa.

Consejo # 5: No hacer el Trabajo

Muchos Project Managers cometen el error de involucrarse en “hacer el trabajo”. Evite esto a toda costa. La gestión de proyectos es un trabajo a tiempo completo y sacar los ojos de la pelota (aunque sea por un corto período de tiempo) puede dar lugar a problemas. Puede ser tentador llevar a cabo una serie de tareas cuando una fecha límite se acerca, pero deje esto a los demás mientras llevas adelante la gestión del proyecto.

Consejo # 6: Crear una lista de tareas pendientes

La fijación con el correo electrónico es un problema de hoy en día que puede distraernos de hacer las tareas que tiene que hacer o que planeas hacer. Creando de una lista diaria de tareas se mantiene enfocado en el logro de sus objetivos. Tachar las tareas completadas de la lista crea un verdadero sentido de logro y te impulsa aún más a la actividad.

En resumen

La gestión del tiempo es una habilidad esencial  para los administradores de proyecto. Si no puede manejar su propio tiempo, ¿Qué se puede esperar para administrar sus equipos? Preguntese cada día que hizo para sacar adelante el proyecto. Planifique su próximo día, ¿Qué va a hacer para asegurar que el proyecto continúe a lo largo del camino correcto. Planificar tu tiempo, administrar los recursos con pequeños ajustes y comunicarse de manera efectiva. Con un poco de gestión del tiempo, el éxito del proyecto debería ser más fácil.

 

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s