Matriz de Eisenhower

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En la gestión del tiempo, o Time Management, existe algo llamado “la Matriz de Eisenhower”, la cuál recibe su nombre gracias al Presidente y militar norteamericano Dwight Eisenhower.

¿Cual es su utilidad?

La matriz sirve para poder priorizar las tareas a llevar acabo en función de dos variables que las definen: Urgencia e Importancia. Se divide en 4 cuadrantes basados en estas variables con su correspondiente escala.

http://superyuppies.com/2012/05/15/paso-2-estrategias-de-gestion-ii/
La imagen proviene del artículo: “Estrategias de Gestión del tiempo (II)” del blog http://superyuppies.com/

De los 4 cuadrantes se desprenden issues:

  1. Urgente e importante,
  2. Urgente y NO importante,
  3. NO urgente e importante,
  4. NO urgente y NO importante.

¿Qué es Importante?

Es difícil determinar en abstracto que es lo importante, una primer definición podría ser “Aquello que aporta valor”, “Aquello que contribuye con un objetivo mayor”.  La proactividad es la que te permite atacar estos temas.

¿Qué es Urgente?

Bueno, la urgencia tiene que ver con la necesidad de llevar a cabo la tarea en un determinado periodo de tiempo, ¿Hay que hacerlo ahora?¿Qué pasa si lo pospongo? ¿Cuáles serían sus consecuencias?

El tema es que las cosas urgentes atrapan la atención.

Tareas importantes y urgentes

Sin dudas es lo que hay que hacer de forma inmediata, estas actividades, o tareas, tienen un impacto muy grande en la concreción de los objetivos. Si es Urgente, entonces hay que actuar rápido para que no sea peor, y si es importante hay que prestarle atención.

No atender este tipo de tareas constituyen riesgos grandes que ponen en riesgo todas las operaciones.

Se debe mantener un equilibrio y un análisis permanente acerca de las actividades que se incluyen en este cuadrante, si todo es importante y urgente entonces nada lo es y no se puede priorizar y trabajar. Estas tareas generan estrés.

Tareas importantes y no urgentes

La combinación hace que sean tareas que se pueden planificar (no son urgentes) y que si o si se deban atender (son importantes para la concreción de los objetivos). Ojo porque aquello importante que no se gestiona en tiempo y forma, se vuelve urgente y se pierde la oportunidad de reflexionar sobre que hacer.

En este cuadrante se corre el riesgo de una sobre planificación, que nunca se pase a la acción concreta.

Tareas no importantes y urgentes

Este tipo de tareas pueden (o deben) delegarse, dado que no son importantes no requieren que sea uno el que las realice, pero si que uno las controle. hay que recordar que la responsabilidad no se delega. NUNCA!!. Su status de urgente obliga a controlar que las tareas se hagan y rápido.

Delegar este tipo de tareas da tiempo para poder gestionar las tareas que si son importantes, sean urgentes o no.

Delegar este tipo de tareas genera un aumento de la productividad porque se puede poner el foco en lo que es más importante.

Ojo con delegar de más, delegar las tareas correctas esta bien, delegar tu trabajo en otros no.

Tareas no importantes y no urgentes

Si no es importante y no es urgente, entonces es probable que no aporten valor. Habría que revisar estas tareas porque…porque debiéramos atender una tarea que no es ni importante ni urgente? Hay que asegurarse que las tareas aquí existentes realmente pertenezcan a esta categoría.

Siempre hay que monitorear este tipo de tareas porque pueden convertirse en tareas de diferentes cuadrantes con el paso del tiempo.

En resumen

A modo de resumen, una buena gestión del tiempo permite aumentar la productividad y atender las cuestiones que generan valor o que contribuyen a la concreción de los objetivos más importantes ya sean laborales o personales.

Es importante tener presente que todos los cuadrantes deben ser atendidos y revisados con cierta periodicidad y que el flujo de revisión debe ser diferente en función de la importancia y de la urgencia.

Los cuadrantes son dinámicos, las tareas pueden circular y aquello que no era urgente se puede convertir en urgente en cuestión de segundos.

Una buena gestión del tiempo tendría que tender a achicar tres de los cuatro cuadrantes con prioridad del cuadrante de las tareas urgentes e importantes en pos del cuadrante importante pero no urgente, tal como se muestra en la imagen a continuación.

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La imagen ha sido modificada, la original proviene del sitio: http://eisenhower-matrix.com/

 

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